Poner en manos de los clientes las facturas empieza desde la generación de los datos en el sistema de gestión, imprimirlas, recogerlas de la impresora, ensobrarlas, franquearla y enviarlas. Desde el instante en que el sobre sale de la empresa con nuestra factura, con destino al receptor se produce el disparo de salida de las tareas de cobro en las que se pierde el control: ¿Llegará la factura al destinatario? ¿Cuándo llegará? ¿La guardará en un cajón? ¿Tendremos que hacerle un duplicado por haberse extraviado? ¿Cuánto tendremos que gastarnos en llamadas, cartas, faxes... para saber que todo está en orden, para solventar las dificultades que puedan generar los errores que haya cometido nuestro cliente al introducir la factura en sus sistemas?
Recibir facturasEn la facturación tradicional, las empresas que reciben facturas realizan procesos internos para su revisión y pago en los que soportan costes incluso más elevados que en la emisión de facturas. La organización del receptor debe: Abrir los sobres. Decidir el departamento destinatario. Iniciar un periplo que pasa por todas aquellas dependencias que deben realizar algún tipo de revisión (y que curiosamente, en la práctica, la suelen ver, fotocopiar y archivar más de una vez). Introducir los datos de las facturas recibidas en los sistemas informáticos, cuestión de la que provienen incidencias y costes. Destinar las horas necesarias y atender llamadas, cartas, mails o faxes de los proveedores, para solventar las disputas comerciales o, simplemente, para informar acerca de la conformidad de facturas, fechas o condiciones de pago, a falta de algún sistema más estructurado para canalizar esta comunicación.